PADANGSIDIMPUAN –

Pemerintah Kabupaten Tapanuli Selatan (Pemkab Tapsel) mendukung upaya percepatan rekonstruksi dan rehabilitasi arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana di wilayah Sumatera. Langkah tersebut dinilai penting untuk memastikan hak-hak kepegawaian ASN tetap terlindungi meskipun dokumen fisik mengalami kerusakan atau kehilangan akibat bencana.

Hal itu disampaikan Bupati Tapanuli Selatan H. Gus Irawan Pasaribu melalui Wakil Bupati Tapanuli Selatan H. Jafar Syahbuddin Ritonga saat menghadiri acara Pembinaan dan Pendampingan Arsip ASN Pascabencana di Wilayah Sumatera, sekaligus penyampaian informasi pelaksanaan rekonstruksi dan rehabilitasi arsip ASN terdampak bencana, di Aula Pemko Kantor Walikota Padangsidimpuan, Rabu (9/9/2026).

Kegiatan tersebut dilaksanakan Badan Kepegawaian Negara (BKN) melalui Direktorat Arsip Kepegawaian ASN, sebagai bagian dari upaya memberikan pendampingan kepada ASN yang dokumen kepegawaiannya terdampak bencana.

Dalam sambutannya, Wakil Bupati Tapsel H. Jafar Syahbuddin Ritonga menegaskan bahwa bencana tidak hanya menimbulkan kerusakan terhadap rumah dan fasilitas umum, tetapi juga berpotensi menghilangkan dokumen-dokumen penting masyarakat, termasuk arsip kepegawaian ASN.

"Dokumen seperti surat keputusan pengangkatan dan dokumen kepegawaian lainnya merupakan bagian penting dari administrasi ASN. Karena itu, pemerintah harus hadir memberikan solusi," tegasnya.

Menurutnya, dokumen kepegawaian merupakan bagian penting dalam memastikan terpenuhinya hak-hak ASN. Oleh sebab itu, ASN yang terdampak bencana harus memperoleh pendampingan dan kemudahan dalam proses penelusuran maupun pemulihan dokumen kepegawaiannya.

Ia juga meminta perangkat daerah yang menangani urusan kepegawaian melakukan inventarisasi secara menyeluruh terhadap dokumen ASN yang hilang, rusak, maupun masih dapat diselamatkan.

"Perlu dipastikan dokumen mana yang hilang, mana yang rusak dan mana yang masih dapat diselamatkan. Selanjutnya dilakukan verifikasi dan penelusuran melalui database kepegawaian yang masih tersedia," ujarnya.

Selain pemulihan arsip fisik, Wakil Bupati menekankan pentingnya mempercepat transformasi digital dalam pengelolaan arsip ASN. Digitalisasi dinilai menjadi langkah strategis untuk mengurangi risiko kehilangan dokumen apabila terjadi bencana di kemudian hari.

Ia mengajak seluruh ASN membangun kebiasaan administrasi yang lebih tertib dengan memanfaatkan sistem digital.

"Jangan sampai dokumen penting hanya disimpan dalam bentuk fisik. Ketika terjadi bencana, kita akan kesulitan melakukan pemulihan. Karena itu, digitalisasi arsip kepegawaian harus terus diperkuat," katanya.

Wakil Bupati juga meminta agar proses pelayanan kepada ASN terdampak bencana tidak dibuat berbelit-belit. Menurutnya, kehadiran pemerintah harus memberikan kemudahan, bukan justru menambah beban bagi ASN yang sedang menghadapi musibah.

"ASN yang sedang menghadapi musibah membutuhkan kehadiran pemerintah, bukan tambahan masalah. Pelayanan harus cepat, mudah, transparan dan manusiawi," tegasnya.

Sementara itu, Direktur PSID (Pengelolaan Sistem Informasi dan Digitalisasi)

BKN Wahyu Firdaus dalam arahannya menyampaikan pentingnya penguatan sistem informasi dan digitalisasi arsip kepegawaian. Menurutnya, ketersediaan data digital menjadi salah satu solusi penting untuk memastikan dokumen dan data ASN tetap dapat diakses serta dimanfaatkan dalam berbagai kebutuhan administrasi kepegawaian.

Ia menjelaskan bahwa BKN terus mendorong pemanfaatan sistem digital, termasuk pengembangan otomasi layanan, sehingga berbagai proses administrasi kepegawaian ke depan tidak lagi bergantung sepenuhnya pada dokumen fisik.

Digitalisasi tersebut juga diharapkan dapat mempermudah proses pelayanan, termasuk ketika ASN membutuhkan dokumen sebagai bukti administrasi untuk kenaikan pangkat, pensiun maupun berbagai keperluan kepegawaian lainnya.

"Setiap dokumen kita sekarang harus tersimpan dalam sistem. Ke depan kita membutuhkan otomasi agar pelayanan menjadi lebih cepat dan tidak lagi disibukkan dengan pencarian dokumen fisik," jelasnya.

Wahyu juga menekankan pentingnya memastikan data ASN selalu diperbarui dan akurat. Dengan sistem digital yang terintegrasi, data kepegawaian dapat menjadi sumber informasi sekaligus bukti administrasi yang dapat digunakan untuk mendukung pelayanan ASN.

Dalam kesempatan tersebut, pihak BKN juga memberikan pembinaan dan pendampingan secara langsung kepada pemerintah daerah dan ASN terkait penanganan arsip yang hilang maupun rusak akibat bencana, sekaligus membahas langkah-langkah penguatan manajemen arsip ASN berbasis digital.

Kegiatan dihadiri Sekretaris Daerah Kota Padangsidimpuan, Kepala BKD Kabupaten Tapanuli Selatan, Pejabat dan ASN BKD Pemkab Tapsel dan Pemko Padangsidimpuan, serta para peserta kegiatan lainnya.

Melalui kegiatan tersebut, Pemkab Tapsel berharap pemulihan arsip ASN terdampak bencana dapat berjalan cepat dan tepat, sekaligus menjadi momentum memperkuat tata kelola administrasi kepegawaian melalui transformasi digital.

"Semoga musibah ini menjadi pembelajaran bagi kita semua untuk memperkuat solidaritas, tata kelola pemerintahan dan mempercepat transformasi digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian," pungkas Wakil Bupati.